¿Cómo jugar?
¿Qué son las Rutinas de Innovación?
Las rutinas son esquemas repetitivos de actividad dentro de una organización. Se trata modelos recurrentes de interacción colectiva. En nuestro caso, se trata de reuniones que, bajo el esquema de Comunidad de Práctica (CoP) congrega, de forma voluntaria, a un grupo de personas, con perfiles y visiones multidisciplinares, con un doble objetivo: desarrollar esas prácticas para la organización y mejorar, al mismo tiempo, las citadas prácticas: Observación, Gestión del Portafolio de Iniciativas, y Explotación del conocimiento generado.
Las Rutinas de Innovación deben ser observables, se ejecutan por inercia, de manera rutinaria, convirtiéndose en un verdadero hábito organizacional.
SENSIBILIZACIÓN
En esta etapa preliminar, se trata de tener claro cuál es nuestro punto de partida, tener bien planificada la cima a lograr, así como la ruta a seguir. Esta preparación previa nos garantizará el éxito en nuestra ascensión,...
- Evidencia de que se ha completado el diagnóstico inicial
- Evidencia de que el Centro tiene realizada una reflexión estratégica en la que la innovación se recoge como uno de los ejes fundamentales
- Evidencia de haber asistido a sesiones formativas sobre el modelo de Rutinas de Innovación
- Evidencia de haber nombrado a una persona responsable de innovación
- Evidencia de haber mantenido reuniones internas de cara a iniciar el programa de Rutinas de Innovación
- Evidencia de que la Dirección del Centro (Equipo de Dirección) apoya la entrada en el proyecto
- Evidencia de compromiso con un plan piloto interno
OBSERVACIÓN
La observación sistemática de las señales del entorno, y su adecuada interpretación, nos permiten ascender a la cima con un criterio bien formado sobre las posibilidades que tenemos de abordar el reto, sobre la entidad del mismo, y sobre cómo dosificar nuestras fuerzas,…
- Evidencia de la conformación de un grupo inicial de personas (de entre 3 y 5), preferiblemente perteneciente a diferentes departamentos- especialidades (aquí, la diversidad de “miradas”, la transversalidad es un factor determinante) comprometidas a desarrollar la actividad de la Observación, y que es reconocido y apoyado por la Dirección del Centro.
- Evidencia de que el grupo de Observación se constituye y funciona como una CoP (Comunidad de Practica).
- Evidencia de la existencia de un coordinador de la rutina y de los componentes de la misma (identificación)
- Evidencia del establecimiento de una cadencia de reuniones (presencial) de la CoP de Observación. Es fundamental evidenciar que se reserva un tiempo suficiente para estas reuniones que, además, deben desarrollarse en un espacio cómodo y “creativo”.
- Evidencia de la existencia de un formato estandarizado / compartido por todos los miembros de la CoP para la recogida de las señales.
- Evidencia de la utilización de un espacio “on- line” (wordpress / comunidad de Google + /…) en el que los componentes de la CoP van compartiendo las señales para después trabajar sobre ellas en las reuniones presenciales.
- Evidencia de identificación de los ámbitos en los que se buscan señales (aspectos de interés para el centro). Deben estar establecidos, y tienen que ser relevantes para el futuro del centro (estrategia, prioridades,…)
- Evidencia de identificación de las fuentes de información más relevantes utilizadas
- Evidencia de señales captadas, y de su tratamiento (compactación, desarrollo de pre-proyectos,…)
- Evidencias de la existencia de un listado de pre-proyectos (con un nivel básico de desarrollo) surgidos de las señales que se han ido acumulando y compactando.
- Evidencia de la existencia de una conexión de la rutina de observación con la rutina de portafolio. Estableciendo unos criterios para el paso de los pre-proyectos a la rutina de PORTAFOLIO.
PORTAFOLIO
En la ascensión se nos presentarán diferentes rutas alternativas, los imprevistos nos obligarán a evaluar los distintos cursos de acción posibles, tendremos que gestionar el riesgo y las oportunidades de cada uno de ellos, tomando decisiones sobre la marcha,…
- Evidencia de la conformación de un grupo inicial de personas (de entre 3 y 5) que representen a diferentes departamentos del Centro, con un perfil más de gestión, que se encarga de conocer los pre-proyectos derivados de la Rutina de Observación, clasificarlos en base a diferentes criterios (incertidumbre / oportunidad / etc.) y representarlos gráficamente en un portafolio que presentará, regularmente, al Equipo de Dirección. Este grupo es reconocido y está apoyado por el Equipo de Dirección del Centro.
- Evidencia de que el grupo de Portafolio se constituye y funciona como una CoP (Comunidad de Practica). Esto implica seguir las pautas de funcionamiento que caracterizan a las CoPs.
- Evidencia de la existencia de un coordinador de la rutina y de los componentes de la misma (identificación)
- Evidencia del establecimiento de una cadencia de reuniones (presencial) de la CoP de la rutina de portafolio. Es fundamental evidenciar que se reserva un tiempo suficiente para estas reuniones que, además, deben desarrollarse en un espacio cómodo y “creativo”.
- Evidencia de que existe un portafolio de pre-proyectos (“embalse”), que se va actualizando, y se lleva al Equipo de Dirección, en forma de mapa (gráfico) para que se tomen decisiones sobre qué proyectos llevar a desarrollo (ejecución). A partir de aquí, comienza la gestión propia de los proyectos (configuración del equipo de proyecto, asignación de recursos, planificación, actividades de seguimiento y toma de decisiones dentro de la gestión del proyecto, etc.).
- Evidencia de que los proyectos que se llevan a desarrollo y, por lo tanto, se les asignan recursos (equipo y presupuesto), son monitorizados por los integrantes de la CoP de Portafolio que dispondrán de un Cuadro de Mando para conocer en qué estado se encuentra cada proyecto.
- Evidencia de que esta clara la conexión de la rutina de portafolio con la rutina de observación (anterior) y con la rutina de explotación (posterior), de forma que se garantiza el flujo ágil y coherente de las distintas rutinas de innovación.
EXPLOTACIÓN
La ascensión representa, también, un proceso de aprendizaje, el desarrollo de nuevas habilidades,… Tenemos que poner ese aprendizaje rápidamente en acción “explotarlo” a lo largo del propio camino, así como en futuras expediciones. Ese es el verdadero valor que aporta el alcanzar la cima: nuevos conocimientos, nuevas habilidades y, por tanto, mayor capacidad para afrontando nuevas expediciones,…
- Evidencia de la conformación de un grupo inicial de personas (de entre 3 y 5) que representen a diferentes personas del centro, especialmente aquellas que tienen más relación con el exterior: Director/a / Responsable de FCTs / Responsable de Servicios a Empresas / Responsable de Comunicación y Marketing / Personas externas al centro (empresarios / expertos) que puedan ayudarnos a capitalizar el valor generado en los proyectos de innovación. La diversidad y la capacidad de relación con el exterior, son aquí aspectos muy relevantes. Este grupo es reconocido y está apoyado por el Equipo de Dirección del Centro.
- Evidencia de que el grupo de Explotación se constituye y funciona como una CoP (Comunidad de Practica). Esto implica seguir las pautas de funcionamiento que caracterizan a las CoPs .
- En la CoP de Explotación, se genera y se capta VALOR para los clientes del centro, y para el propio centro. A la vez, las personas integrantes aprenden a mejorar la práctica de la Explotación.
- Evidencia de la existencia de una persona coordinadora de la rutina y un equipo (componentes de la CoP que la soporta). Tienen que estar claramente identificados y definidos sus roles.
- Evidencia del establecimiento de una cadencia de reuniones (presencial) de la CoP de la rutina de Explotación. Es fundamental evidenciar que se reserva un tiempo suficiente para estas reuniones que, además, deben desarrollarse en un espacio cómodo y “creativo”.